Planilha-as-BI: custos escondidos na
construção de relatórios e análises manuais com planilhas eletrônicas
Desde que as
planilhas eletrônicas surgiram, em meados dos anos 80, praticamente em conjunto
com o computador pessoal (quem se lembra do VisiCalc?), tornaram-se unanimidade
na elaboração de relatórios e análises de negócio nas empresas. A cada nova
versão, diferentes funcionalidades e recursos poderosos são incorporados.
Atualmente, é sinônimo de Excel que garante uma posição sólida no mercado. Seu
uso corrente faz com que seus recursos sejam considerados conhecimento padrão
exigido a todo profissional de mercado, em qualquer área e nível profissional.
Infelizmente,
um software de planilha eletrônica não é uma solução perfeita e completa para
um ambiente de tomada de decisão corporativo.
Não se trata
aqui de propor a eliminação das planilhas do mundo corporativo. Pelo contrário.
Todos os funcionários conhecem e conseguem manipular e entender pelo menos os
seus conceitos mais básicos. Atualmente, o uso de planilhas é ensinado até
mesmo no nível fundamental em muitas escolas. Mas não podemos esquecer que
planilhas eletrônicas são planilhas eletrônicas, e não uma solução abrangente
para toda uma gama de necessidades exigidas em um ambiente de tomada de decisão.
Pode sim ser parte de uma solução integrada, sendo usada com finalidades específicas.
Neste
artigo, vamos analisar alguns pontos importantes que podem ser observado no uso
indiscriminado de planilhas eletrônicas para construção de relatórios e análises
manuais, o que sorrateiramente pode significar uma série de custos escondidos.
1 – Horas de
esforço
Relatórios e
análises em planilhas eletrônicas têm tendência em levar uma vida para serem
feitas. Quantas vezes você já se deparou trabalhando em uma planilha por horas
e horas para então descobrir que está trabalhando com dados ruins ou com uma fórmula
errada? Esta situação frustrante é muito comum e também o maior custo escondido
no desenvolvimento manual de relatórios e análises com planilhas. Relatórios e
análises manuais envolvem obtenção e validação manual de dados, construção
manual de fórmulas, gráficos e diagramas, e distribuição manual das planilhas
para colegas, parceiros e clientes. Se estas etapas não forem automatizadas,
pessoas consomem tempo – normalmente muitas horas – para criar, ajustar,
refinar e compartilhar planilhas eletrônicas.
2 – Erros
decorrentes de definições e padrões deficientes ou ausentes
Relatórios
manuais podem tornar-se (e freqüentemente tornam-se) complicados pela falta de
padrões corporativos. Por exemplo, alguém elabora uma planilha de vendas do mês
anterior obtendo dados do sistema de vendas. Uma hora depois disso, alguém faz
uma atualização no sistema de vendas, incorporando novas vendas ao mês
anterior. Como a ‘foto’ do mês anterior foi extraída manualmente, sem um ponto
de acesso centralizado aos dados, a planilha está desatualizada antes mesmo de
estar concluída.
Outro problema
comum com relatórios manuais é o uso de diferentes fórmulas que refletem o
mesmo conceito. Por exemplo, o departamento financeiro pode definir como Vendas
a soma de todos os pedidos assinados em determinado período. O departamento
comercial pode definir como Vendas a soma de todos os pedidos entregues em
determinado período. Sem uma fórmula única para Vendas, diferentes
departamentos e por conseqüência pessoas diferentes apresentarão diferentes
resultados de Vendas em seus relatórios.
Exceto se
sua empresa tenha convencionado e publicado (além de fazer uso ) conceitos únicos
para fórmulas de indicadores de negócio em corporativos, é bem grande a
possibilidade de conceitos duplicados ou erros simples estarem presentes nas
suas planilhas. É praticamente impossível escapar de erros humanos. Estes tipos
de erros significam horas de esforço perdido e, o que é pior, decisões erradas.
Esforço perdido combinado com decisões erradas representam custos
significativos embutidos no desenvolvimento de relatórios de forma manual.
3 – Talento
perdido
CFOs, CIOs,
CEOs e Vice Presidentes gastam muitas horas trabalhando com planilhas. Embora
estes executivos devam ser conhecedores na manipulação de planilhas e devam
receber regularmente relatórios financeiros, comerciais, operacionais, etc, em
formato de planilhas, os mesmos não podem perder tempo fazendo ajustes finos
nos mesmos. As horas que um executivo passa fazendo ajustes em formulas, ou
ajustando cores em um gráfico, são horas que não estão fazendo o negócio andar
ou não estão tomando decisões sobre como o negócio pode ter mais sucesso. Os
custos escondidos com relatórios manuais nos níveis executivos normalmente são
subestimados e podem ser substanciais.
4 – Risco de
Dependência
É muito
comum nas empresas as chamadas “super-planilhas” que direcionam as decisões e
tendências corporativas. Junto com cada
super-planilha há normalmente um “super especialista”, um profissional
especializado em saber como a planilha funciona. O que acontece quando este
especialista falta ou deixa a empresa? Como novos dados, assuntos e formulas
serão incorporados a estas planilhas? A realidade é que muitas empresas são
dependentes destas super planilhas e dos super especialistas. No mínimo, no
mundo de negócios de hoje, as super planilhas levam a necessidade da empresa a
ter habilidade para tratar com alguma auditoria. No pior dos casos, pode
representar perda de negócios e custos não planejados.
5 – Esforços
duplicados e desorganização
É muito
comum que diferentes grupos em uma organização criem relatórios manuais muito
similares ou até mesmo idênticos. Como mencionado anteriormente, isto pode
representar risco de duplicidade de esforços por falta de padrões. De forma
simplificada, esta duplicidade de esforços pode representar custos duplicados.
Freqüentemente esta duplicidade não acontece simultaneamente. Normalmente, uma
pessoa cria uma planilha para resolver um problema específico em um ponto específico
do tempo. Então, meses depois, alguém em outro departamento ou área necessita
do mesmo relatório, mas não faz idéia que alguém já o criou. Este cenário comum
não resulta apenas na duplicação de esforços, mas na perpetuação do mesmo
problema. Se nenhuma ação for tomada, é grande a possibilidade de uma terceira
pessoa ter o mesmo problema e desenvolver a mesma planilha pela terceira vez.
Esta duplicação de esforços representa claramente o desperdício de recursos no
desenvolvimento de relatórios e análises manuais.
6 – Decisões
desatualizadas por falta de informação certa no tempo certo
A criação de
planilhas complexas, especialmente quando a entrada de dados é feita de forma
manual, pode levar uma eternidade. Obter e verificar a entrada de dados
manualmente pode se tornar uma tarefa que consome muito tempo. Quanto maior o
tempo que se leva para obter os dados e criar uma planilha complexa, maior o
tempo que se tem de esperar para tomar decisões. Se estas decisões envolvem processos críticos do negócio, como
vendas, inventário, agenda de pagamentos e entregas, o resultado desta espera
pode ser significativo. Decisões não tomadas a tempo podem significar perda de
oportunidade de vendas e aumento de custos. Normalmente estes custos são
subestimados nas organizações.
7 – Decisões
erradas por informação incorreta
Muitas vezes
é necessário tomar decisões mesmo sem dados de suporte disponíveis. Nestes
casos, os responsáveis pela tomada de decisão tentam usar seu melhor palpite ou
tentam obter os dados rapidamente, desprezando etapas de verificação e validação.
Esta rapidez na criação dos relatórios aumenta o risco de erros, como é de se
prever. O resultado pode ser um desastre. Uma decisão ruim por conta de dados
errados pode custar milhões em perda de vendas ou custos adicionais.
8 – Desperdício
de recursos de TI
Quando uma
empresa cria uma série de relatórios e análises manuais, normalmente isto
representa um esforço árduo ao departamento de TI. Muitas vezes, TI fica com a
tarefa de extrair os dados dos sistemas transacionais (por exemplo, ERPs, Base
de Clientes, etc). Quando os esforços para criar planilhas manuais não são
coordenados ou quando há esforços duplicados, o departamento de TI acaba sendo
chamado para suportar o trabalho de múltiplas áreas. A falta de um fluxo de
trabalho estruturado sobrecarrega o departamento de TI, o que representa outro
custo escondido na construção de relatórios e análises manuais.
9 –
Inabilidade de acesso aos sistemas transacionais
Muita
empresa tem feito investimentos substanciais em sistemas como ERP, CRM e Data Warehouse.
Por razões de segurança e gerenciamento de recursos, a maioria dos usuários não
técnicos não tem acesso direto a realizar queries nestes sistemas. Por exemplo,
o acesso a um banco de dados diretamente por uma planilha requer uma assinatura
(usuário e senha) embutida na mesma. Muitas organizações entende que este
acesso é um risco de segurança inaceitável,
portanto não permitem o acesso desta maneira. Desta forma, embora a
empresa tenha ferramentas e recursos poderosos, usualmente eles não estão acessíveis
para os relatórios manuais de forma direta. Então os usuários frequentemente
encontram outro jeito – normalmente de um jeito bem trabalhoso – para obter os
dados dos sistemas fonte. Esta ineficiência pode representar um custo
substancial.
As planilhas
eletrônicas são ferramentas poderosas para visualização, elaboração e publicação
de relatórios e análises. É praticamente ilimitado o potencial de apresentação
de dados em diferentes formatos, gráficos, diagramas, tabelas, tamanhos,
fontes, legendas, títulos, cores, etc. Muitos dos custos aqui apresentados
podem ser minimizados, entendendo e fazendo o melhor uso das planilhas.
Além de considerar o investimento em definição de Arquitetura de Informação que contemple sistemas para tomada de decisão (Business Intelligence), e alinhada a uma Arquitetura Corporativa de TI, prevendo o uso de planilhas nesta arquitetura, é importante investigar e entender o quanto de investimento está comprometido com planilhas eletrônicas, qual a dimensão de seu uso e quanto do seu uso está ultrapassando as fronteiras da sua real finalidade.
Marcio de Santana
Email: marcio.desantana@gmail.com
Profissional com mais de 20
anos de carreira na área de Tecnologia da
Informação, sendo 15 anos
com Desenvolvimento de Software e nos
últimos 11 anos atuando em
projetos de Business Intelligence, por
empresas de tecnologia e
como profissional independente, em diferentes
tipos de projetos nos mais
variados tipos de empresas e negócios.
Publica e administra um blog
sobre Business Intelligence e o site
www.arquitetobi.com.br